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關于企業質量信息管理工作的經驗
發布時間:2020-03-20

  摘    要: 質量信息是各種報表、資料和文件承載的有關質量活動的有意義的數據,是組織經營活動的重要信息和做出決策的主要依據。質量信息管理是對質量信息進行收集、整理、分析、反饋、建檔,并加以應用的過程。對于企業而言,做好質量信息管理工作是規范和提高自身質量管理水平的基礎。簡述了質量信息管理的5個過程,包括確定各類活動對質量信息的需求,收集、獲取所需的數據信息,對收集到的數據進行分析,充分利用所掌握的信息資源,對信息應用的效果進行評估。

  關鍵詞: 質量信息; 數據分析; 效果評估; 信息源;

  在企業發展過程中,注重質量信息的收集利用,不斷強化質量信息管理是提升企業質量管理水平的關鍵基礎環節。本文從質量信息管理中確定各類活動對質量信息的需求,收集、獲取所需的數據信息,對收集到的數據進行分析,充分利用所掌握的信息資源,對信息應用的效果進行評估5個方面,分享一些關于企業質量信息管理工作的經驗。

  1、 確定各類活動對質量信息的需求

  組織為持續滿足顧客和相關方的需求,需要開展一系列活動,例如目標設定、策劃、實施、檢查、改進等。這些活動開展得是否正確、有效和充分,很大程度上取決于開展這些活動時所依據的信息資源情況,但是每項活動對信息資源的需求又各不相同。

  因此,首先應識別出各個活動所需要的信息資源。例如在制定質量方針和質量目標時,需要有關于顧客和相關方要求、相關法律法規要求、市場和技術的變化、企業現有能力和潛力、當前產品的質量趨勢等方面的信息;然而管理評審時則需要輸入顧客反饋、審核結果、過程業績和產品物質量趨勢、預防和糾正措施情況等信息。

  確定所需的質量信息必須明確職責。識別信息需求應是各級過程責任人(包括最高管理者)的職責,識別出的信息需求應與該活動有關人員溝通并取得共識。另外,識別出的信息需求還要不斷更新以適應環境的變化。

  2 、收集和獲取所需的數據信息

  質量信息可以來自內部和外部。為收集和獲取經識別的所需信息,應有明確的責任人員負責,并規定其收集數據信息的方法和途徑。例如相關法律法規的信息,應由指定人員進一步識別哪些法規與企業提供的產品和服務有關,規定獲得相關法規的途徑和收集的周期以及所收集到數據信息的傳遞途徑。另外,如果是過程控制的數據,應規定所需要控制的過程參數或過程產品檢驗數據由誰記錄、記錄的內容、記錄的保存和匯總以及記錄的傳遞等方面。

  數據信息的收集和獲取應確保數據的真實、完整、及時,因為這些數據信息是質量管理的源頭,數據信息不正確將使其后的一切管理活動變得毫無意義。由于信息的需求來自企業不同的層次和不同的活動,因此數據信息的收集和管理也應分級進行。

  企業應明確規定質量信息的需求,質量信息的收集、貯存、傳遞和處理以及滿足顧客對質量信息需求的方法,適用于企業質量管理體系的運行和產品質量形成過程中各種信息的管理。同時,也需要明確各過程應收集的質量信息的內容,例如質量培訓、QC小組注冊及活動情況、重大質量事故情況、外購外包產品統計、產品試驗信息、產品整機檢驗、顧客滿意度調查等。
 

關于企業質量信息管理工作的經驗
 

  3 、對收集到的數據進行分析

  收集到的原始數據有可能是雜亂無章的,譬如顧客反饋,可能會有表達不準或不正確的內容。又譬如產品檢驗數據會有不同的波動,有些信息有時效性,此時正確彼時不一定正確;還有些信息具有沿革性,不積累一段時間是看不出問題的。因此,要把收集到的數據信息轉化為能為組織所用的知識,對它們進行整理和分析,找出其中的規律性。在對數據信息進行分析的過程中,統計技術是很重要的手段。

  企業應規定監視和測量活動產生的數據以及其他相關來源數據的確定、收集、傳遞、分析和處理的方法,適用于對企業來自監視和測量活動以及其他相關來源的數據進行分析。統計技術可以采用調查表、排列圖、直方圖、控制圖、散布圖、分層法、因果圖、系統圖、關聯圖、矩陣圖、正交試驗設計法、簡易圖表等方法。

  4 、充分利用所掌握的信息資源

  組織從制訂質量方針目標開始,無論是產品實現過程,還是管理過程和支持性過程,都應充分利用經過分析的信息資源。因此,首先應保證各個過程在需要時能夠得到相關的信息。這就要求信息的管理應便于各個過程的使用;應使信息的檢索和傳遞方便快捷,便于交流和有效利用。隨著計算機和信息技術的廣泛應用,其可以大大促進質量信息的利用和共享,同時也可提高組織的反應速度。

  為了確保信息的充分利用,還要保證信息適宜的安全性和保密性。此外,還要根據不同的媒體采取不同的保密措施,例如授權獲取、網絡防火墻等,以便確保組織的權益。

  企業應本著“及時、準確、完整、共享、保密、規范”的原則,配備相適應的管理人員和資源,建立質量信息管理系統,設置質量信息管理系統組織機構。企業應以各部門為信息點,各部門設置專職質量員和兼職質量員進行質量信息的收集、匯總、分析、處理、存儲、利用和傳遞,并充分利用計算機網絡進行質量信息系統的建立與有效運行。

  5 、對信息應用的效果進行評估

  對使用信息后獲得的效果進行評估,可以幫助組織了解信息源是否可靠;獲得的信息是否全面、及時;對數據信息的分析是否準確;對信息的管理是否安全;信息傳遞是否到位,從而不斷地改進對信息的掌握和利用率。

  企業每年需要進行一次質量管理評審活動,統計和分析一整年的質量信息,并對使用信息后獲得的效果進行評估,總結一整年質量信息管理的成果與不足,從而在下一年度的質量信息管理工作中進行改進和提高。

  6、 結束語

  綜上所述,企業應不斷深化、簡化、細化質量信息管理,持續改進產品質量,做好質量信息管理對于企業的良性發展是至關重要的。企業是否能有效收集利用質量信息,不斷提升質量管理水平是提升企業自身產品質量、健全質量管理體系的關鍵所在。

  參考文獻

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